Как автоматизация изменила подход к оценке в благотворительной организации Фонд Восточная Европа.
Управление крупной благотворительной организацией – это всегда баланс между амбициозными целями, общественной миссией и сложными реалиями. Чтобы сохранить энергию команды и поддерживать ее развитие, нужны инструменты, которые делают процессы HR простыми, прозрачными и эффективными.
Фонд «Восточная Европа» решил обновить систему оценивания 180/360 и полностью автоматизировать ключевые этапы, чтобы процесс стал понятным и удобным для каждого сотрудника. Об этом опыте и роли команды QS Integration рассказала руководитель HR-департамента Светлана Кравченко.
Для справки
Фонд Восточная Европа (ФСЕ) — украинская благотворительная некоммерческая организация, берущая начало с 1992 года, когда команда работала в составе Фонда Евразия.
Аккумулировав знания и лучшие практики своего основателя, в 2008 году в Украине появилась Международная благотворительная организация Фонд Восточная Европа.
Сегодня ФСЕ — один из лидеров общественного сектора в Украине, реализовавший более 100 программ в сферах развития демократии и гражданского общества, электронного управления, поддержки малого и среднего бизнеса и социального предпринимательства, энергоэффективности.
Чем благотворительный сектор отличается от бизнеса
Главное отличие – мотивация.
В бизнесе ключевые цели связаны с прибылью и KPI. В некоммерческом секторе на первом месте всегда стоит положительное влияние и социальные изменения. Это формирует другой подход к управлению, лидерству и признанию результатов.
Команда БУ Фонд Восточная Европа
Большая миссия и вызовы HR-команды
За последние годы Фонд вырос втрое — с 40 до 120 сотрудников. Рост количества и сложности программ означал новые вызовы для HR-отдела.
«Наша команда состоит из людей, разделяющих ценности Фонда и искренне мотивированных изменять страну. Это наше самое преимущество, но и вызов одновременно. Нужно работать с такой вовлеченность осмотрительно, учитывать специфику программ и одновременно оставлять простор для развития», — объясняет Светлана Кравченко.
Вызовы, растущие вместе с командой
Благотворительная деятельность связана с высокой эмоциональной нагрузкой: часть проектов нуждается в кризисном реагировании, другие реализуются по краткосрочным контрактам из-за специфики финансирования.
Команда Фонда стремилась оптимизировать внутренние процессы так, чтобы они требовали меньше внимания и стресса, но одновременно повышали эффективность и помогали каждому работнику развиваться, реализуя миссию фонда – поддерживать развитие страны через полезные проекты.
«Мы постоянно балансируем между гибкостью, спецификой программ и необходимостью сохранять стали HR-процессы. И именно автоматизация HR-процессов помогает нам в этом балансе», — добавляет Светлана.
Почему пора менять оценивание 180/360
Предыдущая система оценки не соответствовала масштабам и темпам организации. Ручной сбор и обработка информации, сложность в сравнении результатов, отсутствие гибких отчетов и низкая вовлеченность сотрудников делали процесс формальностью.
«Для нас было важно, чтобы оценка стала действенным инструментом для прозрачной коммуникации и развития, а не просто очередной процедурой», — отмечает Светлана.
Курс на автоматизацию HR-процессов
Внутренними силами создать эффективный инструмент означало бы затратить слишком много времени и ресурсов. Поэтому Фонд сразу же начал искать внешнего партнера.
Ожидания от автоматизации были четкими: уменьшить нагрузку на HR-отдел, обеспечить прозрачную и гибкую отчетность, повысить доверие команды и вовлеченность сотрудников.
Почему именно QS Integration
«Мы сразу нашли общий язык, – вспоминает Светлана. Команда QS Integration погрузилась в наш контекст и предложила гибкое, современное и адаптивное решение. Сочетание экспертизы, человечной коммуникации и сопровождения на каждом этапе стало решающим».
По словам Светланы, команда QS Integration была оперативной, четкой и всегда на связи. «Несмотря на задачи со звездочкой, они искренне стремились адаптировать систему под наши потребности и оптимизировать процессы. И нам это удалось.»
Как обновили процесс оценивания 180/360
В рамках сотрудничества процесс был перезапущен в существующей экосистеме Фонда без дополнительных затрат:
- обновили модель компетенций под конкретные роли команды;
- настроили шаблоны опросов в PeopleForce;
- организовали автоматическую передачу данных между системами через n8n и Power Automate;
- построили отчетность в Power BI с фильтрами по командам и руководителям.
Стандартного решения для этого не было: в PeopleForce можно было увидеть оценку только отдельного сотрудника, без возможности анализа по департаментам, командам или руководителям. Запрос заключался в создании системы с наглядной визуализацией для комплексного анализа.
Визуализация данных в Power BI: вся оценка 360 в одном удобном дашборде
Команда QS Integration предложила автоматизацию, которая подружила PeopleForce и Power BI и предоставила Фонду полную картину компетенций и точек роста. Теперь процессы проходят без ручной аналитики и привлечения подрядчиков, а каждый цикл оценивания экономит время и ресурсы.
Что изменилось после автоматизации оценки 180/360
Первый цикл работы с обновленной системой уже показал результат:
- минимизированное ручное администрирование;
- контролируемые этапы для HR и понятный процесс для сотрудников;
- доступ к качественной аналитике и визуализированным отчетам с фильтрами;
- аналитика по компетенциям и возможность быстро сравнивать результаты.
Автоматизация повысила доверие к процессу, сделала диалоги между руководителями и подчиненными более открытыми и удобными, а запрос на обратную связь вырос в несколько раз.
Результаты оценки 360 в PeopleForce с фильтрами по командам и ролям.
Система дала возможность анализировать данные не только по отдельным сотрудникам, но и по командам, департаментам и даже кластерам, что открывает новые горизонты для развития корпоративной культуры и HR-процессов.
Взгляд в будущее
Следующий шаг Фонда – автоматизация процесса роста команды и внедрение индивидуальных планов развития, чтобы результаты оценки напрямую влияли на цели и действия организации.
«Не бойтесь автоматизации. Бойтесь потери времени и отсутствия качественной аналитики из-за ручных процессов. Это не просто покупка сервиса, а оправдающее ваши ожидания партнерство», — заключает Светлана Кравченко.
Напоследок
Спасибо Светлане Кравченко за откровенный разговор и возможность увидеть, как работает Фонд Восточная Европа изнутри. Этот кейс является примером того, как автоматизация HR-процессов и внедрение системы оценки 180/360 могут повысить эффективность, прозрачность и вовлеченность команды в благотворительном секторе.
Мы точно не ставим точку, ведь впереди еще немало общих шагов и решений, которые помогут команде Фонда расти и реализовывать идеи, способные менять страну.
