Действительно ли Jira удобна только для ИТ-команд?
Вовсе нет. В современном бизнесе HR-специалисты работают с десятками процессов: адаптация, увольнение, обучение, запросы, опросы, аналитика. Все эти процессы – идеальные «кандидаты» для управления в Jira. Особенно учитывая, что рекрутинг, адаптация и обучение тесно связаны с работой тимлидов, наставников и операционной команды. Именно поэтому Jira удачно подходит для организации HR-процессов, таск-менеджмента и кроссфункционального сотрудничества между отделами.
Именно благодаря своей гибкости и широкому функционалу Jira можно превратить в удобный инструмент HR.
В этой статье мы покажем, как это сделать – от самого простого сценария онбординга до полной автоматизации, обучения команды и создания собственного no-code решения. Далее расскажем только практичные кейсы, которые уже помогли HR-командам реально улучшить процессы.
Потенциал Jira для HR-процессов
Традиционно HR-задачи разбросаны по разным инструментам: Excel, Google Forms, почта, таск-менеджеры и бесконечные чаты. Но с ростом команды количество заявок, задач и запросов растет и рано или поздно ручное администрирование начинает больше мешать, чем помогать.
В это время возникает потребность в единой системе, которая позволит собрать все запросы и задачи в одном месте, четко распределить ответственность и наладить последовательность действий. Jira помогает навести порядок в HR процессах, заменяя разрозненные инструменты понятным дашбордом, где легко следить за статусами, дедлайнами и нагрузкой команды.
Постепенно в такой системе можно выстраивать типичные сценарии и повторяющиеся процессы, часто выполняемые вручную. Один из самых первых онбординг новых сотрудников. Именно с него и начнем.
1. Простой старт: онбординг и офбординг
Онбординг — это один из самых обычных HR-процессов, который повторяется всякий раз, когда в компанию присоединяется новый человек. В Jira его просто структурировать: сделать шаблон задачки (Epic) с подзадачами (Subtasks) для всех этапов процесса.
Например:
- оформить доступы;
- отправить welcome-лист;
- добавить в командные чаты;
- назначить ментор;
- дать доступ к внутренним ресурсам;
- организовать встречи с командой и т.д.
Аналогично работает и офбординг, но с другой последовательностью действий: отзыв доступов, передача задач, подведение итогов, сбор обратной связи.
Такие шаблоны помогают избегать ошибок, не держать все в голове и не терять важные шаги, потому что к каждому процессу можно назначить ответственного и установить дедлайны.
Чтобы сделать процесс еще более удобным, внутренние гиды, политики или чеклисты из Confluence можно добавить к задачам Jira в виде ссылок. Это обеспечивает легкий доступ к требуемым материалам во время онбординга.
Кроме того, при наличии интеграции с PeopleForce, Jira может автоматически подтягивать часть данных, например информацию о новом сотруднике или дате начала работы.
2. Следующий шаг: автоматизация запросов сотрудников
Запросы от команды – еще одна ежедневная часть работы HR-специалиста. Отпуска, больничные, удаленная работа, работа за границей, справки и т.д. Каждый запрос требует обработки, подтверждения и фиксации.
В Jira можно создать отдельные типы задач для самых распространенных сценариев.
Например:
- «Запрос на отпуск»;
- «командировочные»;
- «Получение справки».
В задачи можно добавить чеклист или поля для ввода необходимой информации, например: дату, тип отпуска, страну или комментарии. После этого запрос проходит согласование с ответственным менеджером, HR и отделом финансов – в зависимости от настроек и рабочего процесса конкретной компании.
Процесс можно значительно улучшить с помощью автоматизации. Вместо ручного контроля можно настроить автоматические действия, упрощающие работу HR и сокращающие время обработки запросов.
К примеру, автоматизация может включать:
- изменение статуса задачи после согласования на соответствующий этап,
- отправка сообщений ответственным в Slack или по электронной почте,
- фиксацию данных в соответствующей базе для дальнейшего анализа и отчетности.
Это лишь базовый пример автоматизированного сценария, который помогает не только ускорить работу, но сделать ее прозрачной как для HR, так и для самого сотрудника.
3. Более глубокое привлечение: performance review и feedback
Оценка эффективности, регулярные one-on-one встречи, сбор обратной связи — все это важные, но часто неформализованные процессы, требующие последовательности и внимания деталей. Jira помогает превратить их в четкие сценарии с контрольными точками.
Для performance review можно создать шаблон задачи с полями для целей, чеклистом для менеджера, терминами и возможностью добавить фидбек. Благодаря этому подходу HR-команда может держать четкий контроль над процессом: кто проходит оценку, когда это происходит, на каком этапе находится review и кто оставил отзывы.
Такие задачи можно планировать на регулярной основе: ежеквартально, раз в полгода или в формате continuous feedback. Кроме того, можно создать отдельный тип задачи для сбора обратной связи от коллег с полями, соответствующими политике компании.
Благодаря этому подходу можно не только лучше фиксировать результаты оценок, но и формировать единую аналитику, доступную в виде отчетов или дашбордов напрямую в Jira.
4. Видимость и аналитика: отчеты, статусы, дашборды
Даже самый лучший процесс теряет эффективность, если за ним невозможно отследить результаты. Знакомо?
В HR-работе это особенно важно: нужно видеть, сколько запросов обработано, на каком этапе он бординг новичков, кто задерживает согласование или когда в последнее время проводился performance review.
Именно поэтому Jira интегрирует эти ответы непосредственно в рабочий процесс, а не оставляет их отдельными задачами. Удобные и интуитивные дашборды позволяют в одном месте просматривать ключевые метрики, включая количество активных запросов, статусы задач, распределение нагрузки, опоздания и т.д.
Чтобы сделать аналитику максимально полезной, отчеты можно настраивать под конкретные задачи:
- сколько запросов создано/закрыто за месяц;
- кто согласовывает задачи с задержкой;
- сколько времени занимает адаптация;
- сколько людей не прошли реву в срок и т.д.
Эти дашборды помогают специалистам и соответствующим менеджерам получать полную и актуальную картину процессов в реальном времени, без необходимости отправлять лишние запросы, искать информацию в файлах или просматривать длинные переписки.
5. Автоматизация HR-процессов в Jira: что это и как работает
Автоматизация – это настройка системных действий, которые выполняются самостоятельно без участия человека. Это помогает уменьшить рутинную работу и избежать ошибок.
В контексте HR это могут быть:
- автоматическое создание задач и подзадач по определенному сценарию (например, онбординг и офбординг);
- изменение статусов задач после согласований или выполнения шагов;
- отправка уведомлений ответственным через корпоративные мессенджеры или электронную почту;
- сбор и фиксация данных в системах для дальнейшего анализа
У Jira существует несколько способов реализовать автоматизацию: через встроенные настройки, кастомные скрипты или плагины из Atlassian Marketplace.
Джерело: Jira Marketplace
Как это работает на практике
Для автоматизации большинства HR процессов в Jira, команда QS Integration разработала плагин FlowX. Это no-code инструмент, позволяющий HR-командам просто настраивать и запускать сложные процессы без необходимости писать код или привлекать разработчиков.
Иными словами, все те процессы, которые мы описывали выше, можно настроить один раз, а затем они будут работать автоматически для каждого нового кандидата или сотрудника.
Основные преимущества FlowX:
- простая настройка сложных сценариев без программирования;
- автономность HR-команды в управлении процессами;
- уменьшение ручной работы и ошибок;
- полная прозрачность статусов и дедлайнов;
- возможность быстро адаптировать процессы под новые потребности бизнеса.
HR-команды, уже работающие в Jira, отмечают, что благодаря FlowX существенно снизили количество ошибок в процессах. Кроме того, они стали быстрее реагировать на изменения, потребность в привлечении технической поддержки для обновлений практически исчезла.
«Было 9 таблиц, куда нужно было внести данные о новичке. Надо было помнить весь процесс, знать кто за что отвечает, и кто кого заменяет. Теперь все автоматизировано в Jira и все за тебя уже продумано.»
Анастасия Резниченко, HR-менеджер QuartSoft
Если вы хотите узнать больше о возможностях автоматизации HR-процессов, FlowX может стать полезным инструментом для вашей команды.
Результаты: потенциал Jira для HR-команд.
Jira – мощная платформа, которая поддерживает HR-команды в организации работы, делает процессы прозрачными и понятными, а коммуникацию более эффективной. Она структурирует различные HR-задачи, от онбординга до сбора обратной связи и делает эти процессы более управляемыми.
Одним из ключевых преимуществ Jira является возможность автоматизации рутинных задач, что освобождает время для стратегической работы и помогает избегать ошибок. Используя инструменты автоматизации, такие как FlowX, HR-команды получают дополнительную гибкость и контроль, адаптируя процессы под конкретные потребности.
Если вы хотите узнать, как максимально эффективно использовать Jira для автоматизации HR процессов в вашей команде, мы всегда готовы поддержать вас.
