Ручне створення задач для онбордингу, забуті дедлайни, повторювані запити на погодження відпусток. Таблички, листи, Teams, Confluence, Jira — усе в розрізненому вигляді.
Якщо ви працюєте в HR, це точно не вигадка. Саме так виглядає реальність щоденної операційної роботи, яка з часом починає керувати вами, а не навпаки.
Автоматизація здається логічним рішенням, але тут з’являється інша проблема: щоб усе налаштувати, потрібні ресурси, технічна команда, складні інтеграції, але найчастіше це рішення відкладається «на потім».
Через це ми вирішили знайти спосіб зробити автоматизацію доступною для HR-команд без залучення розробників. І реалізували власне no-code рішення — FlowX, яке працює прямо у знайомому середовищі Jira.
Це не чергова абстрактна історія, бо у цій статті ми покажемо на конкретних процесах як працює автоматизація без програмування.
І так, ви зможете повторити це у своїй компанії. 😉
Що таке no-code автоматизація на практиці
No-code автоматизація — це також перший крок до цифровізації HR. Створення флоу без коду дозволяє перейти від хаотичних задач до чітких, керованих процесів, які легко масштабуються разом із командою.
Для цього використовуються візуальні редактори, де сценарії складаються з блоків: тригерів, умов, дій та результатів. Усе відбувається у зрозумілому інтерфейсі: як у Lego, лише замість деталей блоки логіки.
Це означає, що HR-спеціаліст може самостійно створити сценарій онбордингу. Наприклад, автоматично створювати задачі в Jira, надсилати листи, надавати доступи новому співробітнику, а головне — робити це без залучення розробників.
Такий підхід вирішує одразу кілька завдань:
- зменшує залежність від технічних команд;
- дозволяє швидко адаптувати процеси під зміни;
- мінімізує помилки, які трапляються при ручному виконанні.
Наше рішення FlowX дозволяє гнучко будувати автоматизовані сценарії. Ми адаптували його під потреби HR-команд, інтегрували з Jira, і створили інтерфейс, з яким легко працювати навіть без технічної підготовки.
У результаті всі сценарії створюються за принципом «if this – then that», а вся логіка виконується автоматично. Далі я покажу, як це виглядає на практиці.
FlowX: що це за рішення і як воно працює
FlowX — це no-code застосунок, створений командою QS Integration на платформі Atlassian Forge. Він працює повністю всередині хмарної Jira й дозволяє будувати автоматизовані бізнес-процеси без програмування. Усі сценарії виконуються безпосередньо в Jira, що забезпечує надійність, швидкість і повну сумісність із середовищем Atlassian.
Історія FlowX почалась із задач HR-команди в компанії QuartSoft, де працює понад 300 спеціалістів. При такому масштабі навіть базові процеси як онбординг, погодження відпусток та оффбординг починають займати надто багато часу і створюють зайве навантаження на команду. Потрібне було гнучке рішення, яке можна швидко адаптувати під реалії бізнесу.
Ключовим фактором також стало те, що вся команда холдингу вже працювала в Jira, одній з найпопулярніших систем для управління задачами. Тому логічним кроком стало створення рішення, яке інтегрується безпосередньо в Jira, без потреби в нових інструментах чи додаткових системах.
Ми адаптували FlowX саме під цю екосистему, щоб HR-команди могли:
- залишатися у звичному середовищі;
- не перемикатися між системами;
- запускати автоматизацію прямо з Jira-тасків.
FlowX інтуїтивно зрозумілий інструмент, який працює за принципом «тригер → умова → дія»:
- ви вказуєте, яка подія має запускати процес (наприклад, створення задачі у конкретну дату);
- яку умову потрібно виконати, щоб процес відпрацював далі (натиснути кнопку запуску процесу, заповнити кастомні поля);
- створюєте алгоритм дій: створити задачі/підзадачі на відповідальних, виконати чек-лист, надіслати листа, додати коментар, оновити статус в іншій системі тощо.
Усе це реалізується через drag-and-drop інтерфейс, без написання скриптів чи JSON-структур. Кожен флоу — це окрема схема, яку можна створити, змінити й запустити самостійно.
Приклади сценаріїв HR-автоматизації з FlowX
Один із головних плюсів no-code підходу — це можливість швидко створювати сценарії, які точно відповідають реальним потребам команди. У нашому випадку автоматизація в Jira покрила кілька ключових HR-процесів від онбордингу до фідбеку.
FlowX дає змогу налаштовувати ці процеси без залучення розробників і водночас створює фундамент для повноцінної HRMS автоматизації, навіть без впровадження окремих систем. Нижче наведу приклади таких сценаріїв.
Онбординг: від хаосу до чіткої послідовності
Задача: прискорити та стандартизувати процес адаптації нових співробітників.
Раніше: менеджер вручну створював таски, писав листи, нагадував колегам про доступи, вводив новачка в курс справ.
FlowX-сценарій:
- Тригер: створення задачі типу «Онбординг» у Jira.
- Умова: автоматична перевірка департаменту та локації.
Дії:
- створення підзадач: IT, бухгалтерія, команда;
- автоматичне призначення відповідальних;
- надсилання welcome-листа;
- посилання на сторінку адаптації в Confluence;
- дедлайни для кожного етапу.
Результат:
- до 70% економії часу на підготовку;
- зменшення кількості забутих кроків до нуля;
- однаковий стандарт для всіх команд.
Відрядження: автоматизовані погодження без листування
Задача: прибрати ручне узгодження поштою, зменшити кількість помилок.
FlowX-сценарій:
- Тригер: створення задачі типу «Відрядження».
- Умови: чи працівник потребує аванс/компенсацію; чи є погодження від керівника.
Дії:
- автоматичне створення маршруту погодження (керівник → бухгалтер);
- надсилання листів із кнопкою «Схвалити» або «Відхилити»;
- якщо схвалено — створення задач на бронювання квитків/житла, документи, транспорт.
Результат:
- процес погодження скоротився з кількох днів до кількох годин;
- усе фіксується у Jira, зникає ризик загублених листів чи неправильних дат.
Оффбординг: чіткий чекліст для всіх учасників
Задача: стандартизувати процес звільнення з фокусом на безпеку та контроль.
FlowX-сценарій:
- Тригер: задача «Оффбординг» з конкретною датою звільнення.
- Умови: тип контракту, департамент, чи потрібна передача обладнання.
Дії: автоматичне створення задач для всіх учасників:
- HR → анкетування, вихідне інтерв’ю;
- IT → відключення доступів;
- бухгалтерія → розрахункові документи;
- нагадування у Slack, якщо дедлайни наближаються;
- архівація профілю в Confluence тощо.
Результат:
- процес проходить однаково у кожному кейсі;
- відповідальні не забувають про свої завдання;
- новий рівень прозорості й безпеки.
Ці сценарії показують лише частину того, на що здатен FlowX, але вже тут помітний ефект: менше рутини, більше порядку і швидкість у прийнятті рішень.
No-code автоматизація в Jira дозволила HR-команді самостійно керувати процесами, адаптувати їх під свої потреби й масштабувати без залучення розробників.
Чому Jira + FlowX — вдале поєднання
Ми свідомо обрали Jira як основу для автоматизації HR-процесів. Це рішення базувалося на кількох ключових факторах:
Jira як єдине середовище для процесів
Jira — це не просто таск-трекер, а зріле й гнучке середовище для роботи з процесами. У компанії QuartSoft у ній уже працюють технічні, продуктові та операційні команди. Для HR це означає, що не потрібно освоювати нову систему. Автоматизація відбувається в межах знайомого інтерфейсу, без зайвих переходів між платформами. Це знижує поріг входу, спрощує взаємодію з іншими відділами й дозволяє впроваджувати зміни без залучення розробників.
Гнучка структура задач і кастомних полів
Jira дозволяє створювати власні типи задач, статуси, ролі та звʼязки між задачами, що стало основою для адаптації системи під HR-процеси: онбординг, відрядження, навчання, оффбординг. Усе це структуровано в межах одного трекера. Завдяки FlowX Jira перетворюється не просто на таск-трекер, а на повноцінну платформу для HR-команди, де всі задачі, погодження та звітність зібрані в одному середовищі.
FlowX як розширення можливостей Jira
FlowX інтегрується безпосередньо у Jira як плагін. Це означає, що не потрібно перемикатися на інші платформи або створювати додаткові інтеграції. Усі флоу створюються й запускаються в одному місці.
Надійність і масштабованість
Використання n8n як технічної основи забезпечує стабільну роботу навіть за великої кількості сценаріїв. При цьому сценарії залишаються гнучкими: за потреби їх можна адаптувати, копіювати, та додавати нові умови без втручання розробників.
Централізація процесів
Коли всі задачі, автоматизації й комунікація зосереджені в одній системі, зростає прозорість. Менеджери бачать загальну картину процесу, можуть керувати навантаженням і швидше виявляти проблемні зони.
Найпоширеніші питання від HR про FlowX
1. Чи потрібно технічне навчання, щоб працювати з FlowX?
- Ні. FlowX створено саме для нетехнічних користувачів. Усі сценарії збираються у візуальному редакторі. Після короткого інструктажу HR-спеціаліст може самостійно створити або змінити схему дій.
2. А якщо зміниться структура процесу?
- Флоу можна відредагувати за кілька хвилин. Додати новий крок, змінити умову або відповідального — усе це робиться без коду. Жодної потреби звертатися до розробників.
3. Це безпечно?
- Так. FlowX працює в межах Jira, жодних зовнішніх API чи сторонніх сховищ. Дані залишаються в системі, яка вже використовується компанією і має налаштовані права доступу.
4. Скільки часу займає впровадження?
- Типовий базовий сценарій запускається за 1–2 дні. Далі (за потреби) його можна масштабувати, додавати варіації або запускати копії для інших команд.
5. Чи можна використовувати FlowX не тільки в HR?
- Так. Архітектура FlowX дозволяє автоматизувати будь-які процеси: закупівлі, погодження договорів, створення проєктів, IT-запити. Усе залежить від логіки, яку потрібно реалізувати.
6. Чи це безоплатно?
- Наразі FlowX відкритий для безплатного використання. Ми розглядаємо цей етап як бета-тест, тож перші користувачі можуть користуватися застосунком без ліцензійних витрат. Достатньо встановити плагін FlowX за посиланням.
Що далі?
У сучасному бізнесі швидкість і точність процесів — не перевага, а необхідність. Те, що ще вчора здавалося другорядним, сьогодні безпосередньо впливає на ефективність HR-команди.
FlowX став нашою відповіддю на запит, як зробити процеси прозорими, керованими і водночас доступними для самостійного налаштування без залучення розробників. Це не про «спрощення заради спрощення», а про розумне делегування рутини системі, щоб фахівці могли зосередитися на важливішому.
Щоб перейти від ручної роботи до автоматизації, достатньо почати з одного процесу.
