Чи справді Jira зручна лише для ІТ-команд?
Зовсім ні. У сучасному бізнесі HR-фахівці працюють із десятками процесів: адаптація, звільнення, навчання, запити, опитування, аналітика. Усі ці процеси — ідеальні “кандидати” для управління в Jira. Особливо враховуючи те, що рекрутинг, адаптація та навчання тісно пов’язані з роботою тімлідів, наставників і операційної команди. І саме тому Jira вдало підходить для організації HR-процесів, таск-менеджменту та кросфункціональної співпраці між відділами.
Саме завдяки своїй гнучкості та широкому функціоналу Jira можна перетворити на зручний HR-інструмент.
У цій статті ми покажемо, як це зробити — від найпростішого сценарію онбордингу до повної автоматизації, навчання команди та створення власного no-code рішення. Далі розповімо лише практичні кейси, які вже допомогли HR-командам реально покращити процеси.
Потенціал Jira для HR-процесів
Традиційно HR-задачі розкидані по різних інструментах: Excel, Google Forms, пошта, таск-менеджери та нескінченні чати. Але з ростом команди кількість заявок, задач і запитів зростає, і рано чи пізно ручне адміністрування починає більше заважати, ніж допомагати.
Саме тоді постає потреба в єдиній системі, яка дозволить зібрати всі запити та задачі в одному місці, чітко розподілити відповідальність і налагодити послідовність дій. Jira допомагає навести порядок у HR-процесах, замінюючи розрізнені інструменти зрозумілим дашбордом, де легко стежити за статусами, дедлайнами та навантаженням команди.
Поступово в такій системі можна вибудовувати типові сценарії та повторювані процеси, які часто виконуються вручну. Один із найперших — онбординг нових співробітників. Саме з нього й почнемо.
1. Простий старт: онбординг і офбординг
Онбординг — це один із найтиповіших HR-процесів, який повторюється щоразу, коли до компаннії долучається нова людина. У Jira його легко структурувати: створити шаблон задачі (Epic) з підзадачами (Subtasks) для всіх етапів процесу.
Наприклад:
- оформити доступи;
- надіслати welcome-лист;
- додати до командних чатів;
- призначити ментора;
- дати доступ до внутрішніх ресурсів;
- організувати зустрічі з командою тощо.
Аналогічно працює й офбординг, але з іншою послідовністю дій: відкликання доступів, передача задач, підбиття підсумків, збирання зворотного зв’язку.
Такі шаблони допомагають уникати помилок, не тримати все в голові й не втрачати важливі кроки, бо до кожного процесу можна призначити відповідального та встановити дедлайни.
Щоб зробити процес ще зручнішим, внутрішні гіди, політики чи чеклісти з Confluence можна додати до задач у Jira у вигляді посилань. Це забезпечує легкий доступ до необхідних матеріалів під час онбордингу.
Крім того, за наявності інтеграції з PeopleForce, Jira може автоматично підтягувати частину даних, наприклад, інформацію про нового співробітника або дату початку роботи.
2. Наступний крок: автоматизація запитів співробітників
Запити від команди — ще одна щоденна частина роботи HR-фахівця. Відпустки, лікарняні, віддалена робота, робота за кордоном, довідки тощо. Кожен запит потребує обробки, підтвердження та фіксації.
У Jira можна створити окремі типи задач для найпоширеніших сценаріїв.
Наприклад:
- “Запит на відпустку»;
- «Відрядження»;
- «Отримання довідки».
У задачі можна додати чекліст або поля для введення необхідної інформації, наприклад: дату, тип відпустки, країну чи коментарі. Після цього запит проходить погодження з відповідальним менеджером, HR та відділом фінансів — залежно від налаштувань і робочого процесу конкретної компанії.
Процес можна значно покращити за допомогою автоматизації. Замість ручного контролю можна налаштувати автоматичні дії, які спрощують роботу HR і скорочують час обробки запитів.
Наприклад, автоматизація може включати:
- зміну статусу задачі після погодження на відповідний етап,
- надсилання повідомлень відповідальним у Slack або на електронну пошту,
- фіксацію даних у відповідній базі для подальшого аналізу та звітності.
Це лише базовий приклад автоматизованого сценарію, який допомагає не лише пришвидшити роботу, а й зробити її прозорою як для HR, так і для самого співробітника.
3. Глибше залучення: performance review та feedback
Оцінка ефективності, регулярні one-on-one зустрічі, збір зворотного зв’язку — усе це важливі, але часто неформалізовані процеси, які вимагають послідовності й уваги до деталей. Jira допомагає перетворити їх на чіткі сценарії з контрольними точками.
Для performance review можна створити шаблон задачі з полями для цілей, чеклістом для менеджера, термінами й можливістю додати фідбек. Завдяки цьому підходу HR-команда може тримати чіткий контроль над процесом: хто проходить оцінку, коли це відбувається, на якому етапі перебуває review і хто залишив відгуки.
Такі задачі можна планувати на регулярній основі: щоквартально, раз на пів року або у форматі continuous feedback. Крім того, можна створити окремий тип задачі для збирання зворотного зв’язку від колег — із полями, які відповідають політиці компанії.
Завдяки цьому підходу можна не лише краще фіксувати результати оцінок, а й формувати єдину аналітику, яка доступна у вигляді звітів або дашбордів напряму в Jira.
4. Видимість і аналітика: звіти, статуси, дашборди
Навіть найкращий процес втрачає ефективність, якщо за ним неможливо відстежити результати. Знайомо?
У HR-роботі це особливо важливо: потрібно бачити, скільки запитів оброблено, на якому етапі онбординг новачків, хто затримує погодження чи коли востаннє проводився performance review.
Саме тому Jira інтегрує ці відповіді безпосередньо у робочий процес, а не залишає їх окремими завданнями. Зручні та інтуїтивні дашборди дозволяють в одному місці переглядати ключові метрики, включно з кількістю активних запитів, статусами задач, розподілом навантаження, запізненнями тощо.
Щоб зробити аналітику максимально корисною, звіти можна налаштовувати під ваші конкретні задачі:
- скільки запитів створено/закрито за місяць;
- хто погоджує задачі із затримкою;
- скільки часу займає адаптація;
- скільки людей не пройшли ревʼю у термін тощо.
Ці дашборди допомагають HR-фахівцям і відповідним менеджерам отримувати повну та актуальну картину процесів у реальному часі, без необхідності надсилати зайві запити, шукати інформацію у файлах чи переглядати довгі листування.
5. Автоматизація HR-процесів у Jira: що це і як працює
Автоматизація — це налаштування системних дій, які виконуються самостійно без участі людини. Це допомагає зменшити рутинну роботу та уникнути помилок.
У контексті HR це можуть бути:
- автоматичне створення задач і підзадач за певним сценарієм (наприклад, онбординг та офбординг);
- зміна статусів задач після погоджень або виконання кроків;
- надсилання сповіщень відповідальним через корпоративні месенджери чи електронну пошту;
- збір і фіксація даних у системах для подальшого аналізу.
У Jira існує кілька способів реалізувати автоматизацію: через вбудовані налаштування, кастомні скрипти або плагіни з Atlassian Marketplace.
Джерело: Jira Marketplace
Як це працює на практиці
Для автоматизації більшості HR процесів у Jira, команда QS Integration розробила плагін FlowX. Це no-code інструмент, що дозволяє HR-командам просто налаштовувати й запускати складні процеси без потреби писати код чи залучати розробників.
Іншими словами, всі ті процеси, які ми описували вище, можна налаштувати один раз, а далі вони працюватимуть автоматично для кожного нового кандидата чи співробітника.
Основні переваги FlowX:
- просте налаштування складних сценаріїв без програмування;
- автономність HR-команди у керуванні процесами;
- зменшення ручної роботи та людських помилок;
- повна прозорість статусів і дедлайнів;
- можливість швидко адаптувати процеси під нові потреби бізнесу.
HR-команди, які вже працюють в Jira, відзначають, що завдяки FlowX суттєво знизили кількість помилок у процесах. Крім того, вони стали швидше реагувати на зміни, а потреба у залученні технічної підтримки для оновлень практично зникла.
“Було 9 таблиць, куди потрібно було внести дані про новачка. Треба було тримати в голові весь процес, знати хто за що відповідає, і хто кого замінює. Тепер усе автоматизовано в Jira і все за тебе вже продумано.”
Анастасія Резниченко, HR-менеджерка QuartSoft
Якщо хочете дізнатися більше про можливості автоматизації HR-процесів, FlowX може стати корисним інструментом для вашої команди.
Підсумки: потенціал Jira для HR-команд
Jira — потужна платформа, яка підтримує HR-команди в організації роботи, робить процеси прозорими та зрозумілими, а комунікацію більш ефективною. Вона структурує різноманітні HR-задачі, від онбордингу до збору зворотного зв’язку, і робить ці процеси більш керованими.
Однією з ключових переваг Jira є можливість автоматизувати рутинні завдання, що звільняє час для стратегічної роботи та допомагає уникати помилок. Використовуючи інструменти автоматизації, як-от FlowX, HR-команди отримують додаткову гнучкість і контроль, адаптуючи процеси під конкретні потреби.
Якщо ви хочете дізнатися, як максимально ефективно використовувати Jira для автоматизації HR-процесів у вашій команді, ми завжди готові підтримати вас.
