Як автоматизація змінила підхід до оцінювання у благодійній організації Фонд Східна Європа.
Управління великою благодійною організацією — це завжди баланс між амбітними цілями, суспільною місією та складними реаліями. Щоб зберігати енергію команди та підтримувати її розвиток, потрібні інструменти, які роблять HR-процеси простими, прозорими й ефективними.
Фонд Східна Європа вирішив оновити систему оцінювання 180/360 і повністю автоматизувати ключові етапи, щоб процес став зрозумілим і зручним для кожного співробітника. Про цей досвід та роль команди QS Integration розповіла керівниця HR‑департаменту Світлана Кравченко.
Для довідки
Фонд Східна Європа (ФСЄ) — українська благодійна неприбуткова організація, що бере початок із 1992 року, коли команда працювала в складі Фонду Євразія.
Акумулювавши знання та кращі практики свого засновника, у 2008 році в Україні з’явилась Міжнародна благодійна організація Фонд Східна Європа.
Сьогодні ФСЄ — один із лідерів громадського сектору в Україні, що реалізував понад 100 програм у сферах розвитку демократії та громадянського суспільства, електронного урядування, підтримки малого та середнього бізнесу і соціального підприємництва, енергоефективності тощо.
Чим благодійний сектор відрізняється від бізнесу
Головна відмінність — мотивація.
У бізнесі ключові цілі пов’язані з прибутком і KPI. У неприбутковому секторі на першому місці завжди стоїть позитивний вплив і соціальні зміни. Це формує інший підхід до управління, лідерства та визнання результатів.
Команда БО Фонд Східна Європа
Велика місія та виклики HR-команди
За останні роки Фонд зріс утричі — з 40 до понад 120 співробітників. Зростання кількості та складності програм означало нові виклики для HR-відділу.
«Наша команда складається з людей, які поділяють цінності Фонду і щиро мотивовані змінювати країну. Це наша найбільша перевага, але й виклик водночас. Потрібно працювати з такою залученістю обачно, враховувати специфіку програм і водночас залишати простір для розвитку», — пояснює Світлана Кравченко.
Виклики, що ростуть разом із командою
Благодійна діяльність пов’язана з високим емоційним навантаженням: частина проєктів потребує кризового реагування, інші реалізуються за короткотерміновими контрактами через специфіку фінансування.
Команда Фонду прагнула оптимізувати внутрішні процеси так, щоб вони вимагали менше уваги та стресу, але водночас підвищували ефективність і допомагали кожному працівнику розвиватися, реалізовуючи місію фонду — підтримувати розвиток країни через корисні проєкти.
«Ми постійно балансуємо між гнучкістю, специфікою програм та необхідністю зберігати сталі HR-процеси. І саме автоматизація HR-процесів допомагає нам у цьому балансі», — додає Світлана.
Чому настав час змінювати оцінювання 180/360
Попередня система оцінювання не відповідала масштабам і темпам організації. Ручний збір і обробка інформації, складність у порівнянні результатів, відсутність гнучких звітів і низька залученість співробітників робили процес формальністю.
«Для нас було важливо, щоб оцінювання стало дієвим інструментом для прозорої комунікації та розвитку, а не просто черговою процедурою», — зазначає Світлана.
Курс на автоматизацію HR-процесів
Внутрішніми силами створити ефективний інструмент означало б витратити надто багато часу та ресурсів. Тому Фонд одразу почав шукати зовнішнього партнера.
Очікування від автоматизації були чіткими: зменшити навантаження на HR-відділ, забезпечити прозору та гнучку звітність, підвищити рівень довіри команди та залученість співробітників.
Чому саме QS Integration
«Ми відразу знайшли спільну мову, — згадує Світлана. Команда QS Integration занурилася в наш контекст і запропонувала гнучке, сучасне й адаптивне рішення. Поєднання експертизи, людяної комунікації та супроводу на кожному етапі стало вирішальним».
За словами Світлани, команда QS Integration була оперативною, чіткою та завжди на зв’язку. «Попри завдання “із зірочкою”, вони щиро прагнули адаптувати систему під наші потреби та оптимізувати процеси. І нам це вдалося».
Як оновили процес оцінювання 180/360
У межах співпраці процес було перезапущено в наявній екосистемі Фонду без додаткових витрат:
- оновили модель компетенцій під конкретні ролі команди;
- налаштували шаблони опитувань у PeopleForce;
- організували автоматичну передачу даних між системами через n8n і Power Automate;
- побудували звітність у Power BI з фільтрами за командами та керівниками.
Стандартного рішення для цього не існувало: у PeopleForce можна було побачити оцінку лише окремого співробітника, без можливості аналізу за департаментами, командами чи керівниками. Запит полягав у створенні системи з наочною візуалізацією для комплексного аналізу.
Команда QS Integration запропонувала автоматизацію, яка «подружила» PeopleForce та Power BI й надала Фонду повну картину компетенцій та точок росту. Тепер процеси проходять без ручної аналітики та залучення підрядників, а кожен цикл оцінювання економить час і ресурси.
Що змінилося після автоматизації оцінювання 180/360
Перший цикл роботи з оновленою системою вже показав результат:
- мінімізоване ручне адміністрування;
- контрольовані етапи для HR і зрозумілий процес для співробітників;
- доступ до якісної аналітики й візуалізованих звітів із фільтрами;
- аналітика за компетенціями та можливість швидко порівнювати результати.
Автоматизація підвищила довіру до процесу, зробила діалоги між керівниками та підлеглими більш відкритими та зручними, а запит на зворотний зв’язок зріс у декілька разів.
Система дала можливість аналізувати дані не лише по окремих співробітниках, а й по командах, департаментах і навіть кластерах, що відкриває нові горизонти для розвитку корпоративної культури та HR-процесів.
Погляд у майбутнє
Наступний крок Фонду — автоматизація процесу зростання команди та впровадження індивідуальних планів розвитку, щоб результати оцінювання напряму впливали на цілі та дії організації.
«Не бійтеся автоматизації. Бійтеся втрати часу та відсутності якісної аналітики через ручні процеси. Це не просто купівля сервісу, а партнерство, яке виправдає ваші очікування», — підсумовує Світлана Кравченко.
Наостанок
Дякуємо Світлані Кравченко за відверту розмову та можливість побачити, як працює Фонд Східна Європа зсередини. Цей кейс — приклад того, як автоматизація HR-процесів та впровадження системи оцінювання 180/360 можуть підвищити ефективність, прозорість і залученість команди у благодійному секторі.
Ми точно не ставимо крапку, адже попереду ще чимало спільних кроків і рішень, що допоможуть команді Фонду рости та реалізовувати ідеї, здатні змінювати країну.
